Produits · Portail Prestataire
Savoir que le ménage a été fait. Et bien fait.
L'application que vos prestataires ouvrent sur leur téléphone : le planning, les codes d'accès, les tâches du passage, et un compte rendu photo sans lequel le ménage ne peut pas être clôturé. Nous l'utilisons chaque jour pour les ménages de nos propres logements.
CENTRE
01 · Le problème
Un ménage mal fait se découvre quand le voyageur est déjà dans le logement.
Les codes circulent sur WhatsApp, les consignes se donnent à l'oral, le manque de produits se découvre le jour où il n'y en a plus, et la seule preuve du passage est une photo que quelqu'un a pensé à envoyer. Le Portail Prestataire remplace tout ça par un seul geste pour le prestataire, et une seule vue pour vous.
02 · Une journée avec le portail
Ce qui se passe, heure par heure
Les notifications partent seules, à heure fixe. Personne n'a besoin de relancer personne.
La veille · 18h00
Le programme de demain
Chaque prestataire reçoit sur son téléphone ses ménages du lendemain, dans l'ordre de passage, avec les points de vigilance de chaque logement.
6h30
Le planning est contrôlé
Vous êtes prévenu s'il manque un ménage après un départ, si une mission n'a pas de prestataire, ou si le calendrier n'est plus à jour.
7h00
Les produits à emporter
Le prestataire sait quels consommables manquent dans les logements du jour, avant de partir.
Sur place
Entrer, faire, rendre compte
Codes en gros caractères, tâches du passage, puis photos, niveaux de produits et vérification de départ. Tout s'enregistre au fil de l'eau.
Clôture
Refusée s'il manque quelque chose
Le portail liste ce qui manque. Vous êtes alerté si un problème est signalé ou si quelqu'un n'arrive pas à clôturer.
20h00
Le point du soir
Les ménages non clôturés sont signalés au prestataire concerné. Rien ne reste en suspens jusqu'au lendemain.
03 · Les écrans
Trois étapes, pas une de plus
Chaque ménage se déroule en trois étapes : Entrer, Faire, Compte rendu. Une livraison de linge ou un contrôle n'en a que deux. Écrans reproduits avec des données fictives, en thème sombre ; le thème clair suit le réglage du téléphone.
APPART SOLEIL
APPART SOLEIL
APPART SOLEIL
· Niveau du liquide vaisselle
04 · Tout ce qu'il y a dedans
L'inventaire complet, sans rien cacher
Voici chaque fonction du portail tel qu'il tourne aujourd'hui. Les listes (consommables, matériel, linge, tâches, procédure) sont les nôtres par défaut : elles sont remplacées par les vôtres à l'installation.
Connexion et installation sur le téléphone
- Connexion par prénom et code de 4 à 6 chiffres, clavier numérique
- Lien personnel par prestataire : le prénom est déjà rempli, il ne reste que le code
- Session de 30 jours : pas besoin de se reconnecter à chaque ménage
- Blocage après 5 tentatives ratées, pendant 15 minutes
- S'installe sur l'écran d'accueil comme une application, sans store
- Thème clair ou sombre, qui suit le téléphone
- Consultation hors connexion : le dernier planning et les dernières fiches restent lisibles
Planning
- Les 8 prochains jours d'un coup d'œil, avec le nombre de ménages par jour
- Extension à 30 jours en un bouton
- Ordre de passage fixé par le responsable (1er, 2e…)
- Type de mission visible : ménage, livraison de linge, check-in, contrôle, lits, déplacement à vide
- Heures de départ et d'arrivée, nombre de voyageurs
- Point de vigilance signalé sur la carte
- « Une contrainte pour demain ? » : le prestataire vous prévient directement depuis le planning
- Historique sur 12 mois, compteur du mois, chaque ménage passé consultable
- Disponibilités : grille de J-30 à J+30, un tap pour dispo ou pas
Étape 1 · Entrer
- Prochaine arrivée calculée depuis vos réservations : « arrivée aujourd'hui, terminé avant 16h » en rouge, « arrivée demain » en ambre
- Avertissement si le calendrier n'a pas été mis à jour depuis plus de 36 heures
- Point de vigilance du logement, check-in en main propre signalé
- Adresse et bouton itinéraire
- Codes en très gros : boîte à clés et son emplacement, digicode, porte
- Interphone, étage, porte, « comment entrer »
- Transports, parking, photos d'accès
Étape 2 · Faire
- Tâches du passage : un tap fait, deux taps problème
- Tâches tournantes automatiques : certaines une fois sur deux, d'autres une fois sur trois, comptées par logement
- Nombre de voyageurs et de lits à préparer
- Marche à suivre propre au logement
- Votre procédure maison en pages zoomables
- Consignes poubelles, wifi et notes du logement
Étape 3 · Compte rendu
- Photos depuis l'appareil, plusieurs d'un coup, compressées automatiquement
- Modèle à reproduire : la photo du lit fait selon votre procédure, à côté de la dernière photo prise
- Vidéos (option, jusqu'à 300 Mo, envoi par morceaux qui résiste aux coupures)
- Niveau de chaque consommable en 5 crans (0 à 100 %), rouge sous 25 %
- Matériel : OK, usé ou manquant, pour chaque article
- Linge : taché ou troué, article par article
- Vérification départ en 6 points : fenêtres, thermostat ou clim, poubelles, lumières, objets oubliés, porte verrouillée
- Commentaire libre
La clôture qui ne ment pas
- Refusée sans photo
- Refusée si la vérification départ n'est pas complète
- Refusée si un niveau de consommable n'est pas renseigné
- Vidéo exigée si vous l'activez
- Liste « Il reste N choses à faire », chaque ligne renvoie au bon bloc
- Enregistrement automatique à chaque geste, avec un bandeau qui dit clairement si c'est enregistré ou non
- Le responsable peut clôturer ou rouvrir à la main
05 · Côté responsable
Votre tableau de bord
Connexion par mot de passe ou avec votre compte Google. Tout ce qui est modifié ici est inscrit dans votre Notion, avec la trace de qui a changé quoi.
Tableau de bord
- Vue jour, semaine, 30 jours, par ville ou zone
- Vue « En retard » : les ménages des 14 derniers jours jamais validés, compteur rouge permanent
- Résumé : terminés, en attente, par prestataire
- Ordre de la journée avec flèches, et la contrainte signalée par le prestataire juste au-dessus
- Chaque ménage déplié : compte rendu complet, photos, vidéos, niveaux triés du plus vide au plus plein, matériel, linge, vérification départ
- Changer le prestataire, la date, le statut, poser un point de vigilance avec date de fin
- Marquer terminée ou rouvrir
Missions et prestataires
- Création manuelle d'un ménage, d'une livraison ou d'une préparation de lits, avec refus des doublons
- Fiche prestataire : prénom, code, téléphone, ville
- Nombre de téléphones qui reçoivent ses notifications (et alerte s'il n'y en a aucun)
- Ses disponibilités sur 3 semaines et ses jours off
- Ouvrir son portail pour voir exactement ce qu'il voit, copier son lien
Contrôle « départs sans ménage »
- Un voyant vert ou rouge, le détail en un clic
- Départs sans ménage inscrit
- Ménages sans départ correspondant
- Ménages sans prestataire sur les 14 prochains jours
- Ménage prévu sur une réservation non confirmée
- Chaque ligne ouvre le planning du jour concerné
Stock
- Une carte par logement : date du dernier relevé, « N à racheter » ou « complet »
- Jauge par produit, alerte sous 25 %
- Stock recopié dans la fiche du logement à chaque ménage clôturé
06 · Notifications et alertes
Qui est prévenu, de quoi, et quand
| Quand | Qui | Quoi |
|---|---|---|
| 18h00 | Prestataire | Ses ménages de demain, dans l'ordre, avec les vigilances |
| 8h à 19h, chaque heure | Prestataire | Nouvelle mission attribuée dans les 3 prochains jours |
| 7h00 et 18h05 | Prestataire | Produits manquants à emporter |
| 11h00 | Prestataire | Rappel d'ouvrir sa mission en cours |
| 20h00 | Prestataire | Ménages pas encore clôturés |
| 6h30 | Responsable | Contrôle du planning : départ sans ménage, mission sans prestataire, prestataire qui n'a pas l'application, mission passée restée « planifiée », écart entre l'application et Notion, calendrier périmé |
| En direct | Responsable | Problème à la vérification départ, matériel manquant, ménage clôturé ou rouvert, clôture impossible, photos absentes de la fiche, contrainte signalée par un prestataire |
Les alertes du responsable arrivent en notification sur son téléphone et sur Telegram.
07 · Vos données
Ce qui vient de chez vous, ce qui y retourne
D'où viennent les ménages
- Des départs de vos réservations confirmées, chaque matin : une réservation non confirmée ne crée jamais de ménage
- Des missions que vous créez à la main
- Réservations lues aujourd'hui depuis Lodgify ; autre logiciel : étude avant engagement
- Planning rangé dans votre Notion, une fiche par ménage
Ce que vous renseignez par logement
- Adresse, lien itinéraire, transports, parking
- Codes : boîte à clés et emplacement, digicode, porte, interphone, étage
- Heures d'arrivée et de départ, check-in autonome ou en main propre
- Procédures d'entrée et de sortie, poubelles, wifi, notes, nombre de lits
- Photos d'accès
Ce qui retourne chez vous
- Chaque photo et vidéo dans le stockage de votre installation, et ajoutée à la fiche du ménage dans Notion
- Le compte rendu écrit dans la fiche, sans effacer vos notes
- Chaque changement du responsable consigné en commentaire
- Aucune suppression automatique des photos
Ce qu'il ne fait pas (encore)
- Interface en français uniquement
- Pas d'envoi par WhatsApp : les notifications passent par le téléphone et Telegram
- Hors connexion, la lecture marche mais un compte rendu ne s'enregistre qu'avec du réseau
- Pas de paie, de pointage ni de facturation des prestataires
- Le planning vit dans Notion : un compte Notion est nécessaire
En préparation
- Responsable limité à sa zone ou à sa ville
- Notifications par WhatsApp
- Application en anglais et en espagnol
- Compte rendu en PDF à transmettre à votre propre client
08 · L'installation
De la commande au premier ménage
Échange de cadrage
Vos logements, vos prestataires, votre logiciel de réservation, votre procédure. On vérifie que le portail colle à votre fonctionnement avant de facturer quoi que ce soit.
Installation dédiée
Votre portail sur votre propre espace, à votre nom et à votre logo. Vos données ne sont mélangées avec celles de personne.
Vos listes et vos logements
Vos consommables, votre matériel, votre linge, vos tâches tournantes et votre procédure remplacent les nôtres. Les fiches logements sont branchées.
Prise en main
Chaque prestataire reçoit son lien personnel. Vous recevez l'accès responsable. Le premier planning part la veille au soir à 18h.
09 · Tarifs
Deux lignes, pas de surprise
Prix de lancement · hors taxes · pour les premiers mois
- Sans engagement, préavis d'un mois. Ou engagement 12 mois : 2 mois offerts.
- Paiement mensuel par prélèvement (Stripe). Paiement annuel : −20 %.
- Marque blanche (votre nom seul, aucune mention TAKIA) : installation ×2, abonnement +5 %.
- Hébergement au choix : chez nous, ou sur vos propres comptes. Les coûts d'hébergement sont indiqués à part sur le devis, rien n'est caché dans l'abonnement.
- Si vous arrêtez, vos données vous sont rendues sous 15 jours.
- Au-delà de 15 logements : sur devis.
Votre prix
Au-delà de 15 logements, le prix se fait sur devis : écrivez-nous.
Hors taxes, hors hébergement. Première année = installation + 12 mois. Au tarif normal : …. Conversion indicative : 1 € = 10 DH.
10 · Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande
Mes prestataires doivent-ils installer une application ?
Non. Le portail s'ouvre dans le navigateur du téléphone et s'ajoute à l'écran d'accueil comme une application. Il n'y a ni store ni compte Apple ou Google à créer : un prénom et un code à chiffres suffisent.
Que se passe-t-il si un prestataire oublie les photos ?
Il ne peut pas clôturer le ménage. Le portail lui affiche la liste de ce qui manque, et vous recevez une alerte si quelqu'un essaie de clôturer sans y arriver.
D'où viennent les ménages du planning ?
Des départs de vos réservations confirmées, chaque matin, et des missions que vous créez à la main. Aujourd'hui la synchronisation est branchée sur Lodgify ; pour un autre logiciel, nous regardons avant tout engagement.
Je peux garder ma propre procédure de ménage ?
Oui, c'est même le principe. Vos pages de procédure, vos listes de consommables, de matériel et de linge, et vos tâches tournantes remplacent les nôtres à l'installation.
Où sont stockées les photos ?
Dans le stockage de votre installation, et une copie est ajoutée à la fiche du ménage dans votre Notion. Elles ne sont pas mélangées avec celles d'autres clients.
Combien coûte le Portail Prestataire ?
Au prix de lancement : 129 € HT d'installation au lieu de 179 €, puis 2,80 € HT par logement et par mois au lieu de 4,90 €. Pour 10 logements, 28 € HT par mois. Sans engagement avec un mois de préavis, ou 2 mois offerts avec un engagement de 12 mois. Au-delà de 15 logements, sur devis.
Et si j'ai aussi besoin d'un portail pour mes voyageurs ?
Le Portail Voyageurs se branche sur la même installation. Depuis votre tableau de bord, vous voyez alors les arrivées et départs du jour, vous copiez le lien d'un voyageur et vous pouvez lui donner ses codes plus tôt pour une arrivée anticipée.
On vous le montre en vrai ?
Trente minutes en visio : nous ouvrons le portail, nous faisons un ménage de démonstration de bout en bout, et nous regardons ensemble ce qu'il faut adapter chez vous.