La fiche de police en location saisonnière : ce qu'elle contient, et comment la collecter sans papier

Dans un hôtel, personne ne l'oublie : la fiche est remise au comptoir. En location saisonnière, sans comptoir, elle passe souvent à la trappe. Pourtant l'obligation s'applique aussi aux loueurs de meublés de tourisme. Voici ce qu'il faut savoir, et comment nous la collectons sans un seul papier.

Qui est concerné

En France, les hébergeurs, hôtels comme loueurs de meublés de tourisme, doivent faire remplir et signer une fiche individuelle de police par chaque client de nationalité étrangère. Les voyageurs français ne sont pas concernés. Les enfants de moins de quinze ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne.

Les règles précises (champs, durée de conservation, transmission) sont fixées par les textes et peuvent évoluer : vérifiez auprès de votre préfecture ou de votre mairie si vous avez un doute sur votre cas.

Ce que contient la fiche

En règle générale : nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, numéro de téléphone et adresse électronique, date d'arrivée et date de départ prévue. La fiche est conservée pendant six mois et remise aux services de police ou de gendarmerie s'ils la demandent.

Pourquoi le papier ne marche pas en location saisonnière

• Personne pour la tendre. En arrivée autonome, il n'y a pas de comptoir. La fiche posée sur la table n'est pas remplie, ou pas par tout le monde.
• Personne pour la ramasser. Elle reste dans le logement, part avec le linge, ou finit dans un tiroir.
• Impossible à retrouver. Six mois de fiches papier sur plusieurs logements, le jour d'un contrôle, c'est une après-midi de recherche.

La collecter en ligne, avant l'arrivée

Chez nous, la fiche fait partie du lien que reçoit chaque voyageur pour son séjour. Il la remplit sur son téléphone avant d'arriver, une fiche par adulte, préparée au nombre de voyageurs de la réservation. L'âge est calculé à la date d'arrivée, la pièce d'identité est facultative pour les mineurs.

À l'envoi, un document est généré et archivé automatiquement, classé par séjour. Si l'archivage échoue, une alerte part : aucune fiche ne se perd en silence.

Conditionner l'accès à la fiche remplie

C'est l'option qui règle le problème pour de bon : les codes d'accès du logement ne s'affichent que lorsque les fiches sont remplies. Le voyageur a une raison concrète de le faire, et vous n'avez plus à relancer personne.

Et les données personnelles

Une fiche de police contient des données personnelles. Elles doivent être stockées dans un espace qui vous appartient, accessible aux seules personnes qui en ont besoin, et supprimées au terme de la durée de conservation. Collecter en ligne ne dispense pas de ces règles : cela permet de les appliquer, ce qu'un tiroir ne permet pas.

Questions fréquentes

La fiche de police est-elle obligatoire en location saisonnière ?

En France, les loueurs de meublés de tourisme, comme les hôtels, doivent faire remplir et signer une fiche individuelle de police par chaque client de nationalité étrangère. Les voyageurs français ne sont pas concernés.

Que doit contenir la fiche de police ?

En règle générale : nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, téléphone et adresse électronique, date d'arrivée et date de départ prévue. Les enfants de moins de quinze ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne.

Combien de temps conserver les fiches de police ?

Six mois, pour pouvoir les remettre aux services de police ou de gendarmerie s'ils les demandent. Au-delà, elles doivent être supprimées.

Peut-on faire remplir la fiche de police en ligne ?

Oui. Le voyageur peut la remplir sur son téléphone avant l'arrivée, avec un document archivé automatiquement par séjour. L'affichage des codes d'accès peut même être conditionné à la fiche remplie.