No perder ni una solicitud de cliente: capturar, deduplicar, avisar

En una pequeña empresa, las solicitudes llegan de todas partes: el formulario de la web, la reserva de citas, un correo, un mensaje. Cada una cae en una herramienta distinta, y la que llega un viernes por la tarde a un buzón que nadie mira se pierde. No se rechaza: se pierde. Esta es la cadena que usamos para que no ocurra.

Dónde se pierden las solicitudes

• En un buzón compartido. Todos lo ven, así que nadie se ocupa.
• En la herramienta del formulario. Las respuestas se acumulan en un servicio que nadie abre.
• En un duplicado. El mismo cliente escribe dos veces; contestan dos personas, o ninguna.
• En un formulario roto. El botón de envío dejó de funcionar tras una actualización y no llega nada. La pérdida más cara, porque es invisible.

Un único punto de llegada

La regla básica: todas las solicitudes, sea cual sea su origen, llegan al mismo sitio, una base CRM. Nadie copia nada, y la base es la única lista que cuenta.

Deduplicar por correo electrónico

Cuando llega una solicitud, la cadena comprueba primero si la persona ya existe. Si existe, la nueva solicitud se añade a su ficha con un contador y el historial; si no, se crea una ficha.

Avisar a la persona adecuada, enseguida

Cada nueva solicitud dispara una alerta en una mensajería que se mira de verdad, con el nombre, el origen y el mensaje. Responder en la hora y no en la semana cambia la conversión más que cualquier técnica de venta.

Proteger la entrada

Un punto de entrada público es un blanco. La entrada debe exigir un secreto que solo conoce su web y rechazar todo lo demás.

Comprobar que la ficha existe

La cadena solo responde «recibido» después de releer la ficha en el CRM. Mismo principio que la monitorización de nuestras automatizaciones.

Vigilar la ausencia

Si un formulario que suele recibir varias solicitudes por semana no recibe ninguna, algo está roto. Una alerta sobre la ausencia detecta el formulario averiado que nada más vería.

Preguntas frecuentes

¿Cómo dejar de perder solicitudes de clientes?

Llevando todas las solicitudes a una única base CRM, deduplicada por correo, con una alerta inmediata en una mensajería que se lee y un control que avisa si un formulario deja de recibir solicitudes.

¿Cómo evitar duplicados en un CRM?

Buscando a la persona por su correo antes de crear una ficha. Si existe, la nueva solicitud se añade a su ficha; si no, se crea una.

¿Cómo saber si un formulario de contacto está roto?

Vigilando la ausencia: si un formulario que suele recibir varias solicitudes por semana no recibe ninguna durante varios días, salta una alerta.